Холдинг Umai Group спас 2,5% ПРОМО-товарооборота благодаря внедренному решению InfoVizion

Category : Автоматизация ритейла | Sub Category : InfoVizion Posted on 2022-12-14 17:01:14

---

Крупнейший FMCG-оператор Киргизии Umai Group управляет тремя разно-форматными сетями магазинов: Globus, «Достор» и «Народный». В настоящее время компания насчитывает более 80-ти магазинов, следующих форматов: гипермаркеты, супермаркеты, магазины «у дома» и дискаунтеры. 

Umai Group реализовал с InfoVizion проект по внедрению Ситуационного центра с мобильным приложением «Быстродел». 40-50 интеллектуальных подсказок в день по 20 различным инцидентам позволили перейти от выборочных разовых проверок к непрерывным процессам и достичь отличного экономического эффекта.

С чего начинали?

Первый совместный проект Umai Group и InfoVizion стартовал в 2018 году, когда ввиду увеличения количества магазинов компания столкнулась с необходимостью обработки большого объема информации. Было принято решение о внедрении коммерческой и чековой аналитики InfoVizion, которая позволила быстро получать доступ к данным в любых разрезах и динамике без дополнительного обучения пользователей, исследовать их и находить инсайты. В 2019 году дополнительно была автоматизирована финансовая аналитика, появилась возможность оперативно формировать финансовые отчеты. 

По словам директора ИТ-департамента Umai Group Михаила Лыточкина, BI-система качественно улучшила доступ к данным и понимание показателей, но процессная деятельность продолжалась в полуручном режиме. Самостоятельное формирование отчётов сотрудниками, рассылка их по электронной почте, распечатка в магазинах требовали больших временных затрат и не всегда контролировались. 

Ритейлер познакомился с решением InfoVizion, которое могло решить эти проблемы, - Ситуационный центр с мобильным приложением «Быстродел». 

Ситуационный центр построен на базе аналитики и включает в себя:

• 3500+ показателей для диагностики инцидентов;

• Low-code конструктор инцидентов;

• Роботизированный сервис мониторинга инцидентов;

• Блок оценки эффективности;

• Рабочее место операционного директора.

Ситуационный центр создает ежедневно интеллектуальные подсказки по процессам работы в торговой точке.

Мобильное приложение «Быстродел» транслирует интеллектуальные подсказки в магазины, а также имеет функционал для проведения аудита. 

Umai Group было принято решение о вхождении в проект. 

На старте проекта в нескольких магазинах были запущены восемь бизнес-инцидентов по двум процессам: контроль доступности и контроль неликвидов. Уже через месяц тестирования компания перешла к этапу масштабирования на всю сеть.

Как сейчас работает решение?

Сейчас в проекте 20 бизнес-инцидентов по следующим процессам:

• Доступность товара на полке;

• Неликвидные товары; 

• Актуализация остатков;

• Подтверждение промо: вход и выход; 

• Актуальные цены после переоценки;

• Возвраты поставщикам;

• Проверки в течение дня

Магазины ежедневно до 08:00 получают в мобильное приложение 40–50 интеллектуальных подсказок по проблемным товарам из выбранных бизнес-инцидентов. 

Дополнительно каждый час магазин получает подсказки о проблемах с доступностью товара. 

Сотрудники, используя личные мобильные телефоны, выполняют проверки данных товаров с контролем штрихкода товара, QR-кода с ценой товара, качества выкладки, фотографиями и в случае, когда не могут исправить ситуацию на месте выбирают сценарии дальнейших действий: выставить товар на полку, заменить ценник, списать остатки, оформить возврат и т. д. 

Два раза в месяц c помощью решения контролируется вход в промо – 1500-2500 SKU, а также регулярные переоценки - в среднем 500 товаров в месяц на магазин. 

Еще один режим работы – это обход торгового зала управляющим торговой точки. Он позволяет оценить готовность магазинов к первому и второму открытиям.

При внедрении решения не требуется приобретение отдельных лицензий для каждого сотрудника. Одна лицензия распространяется на весь магазин, что позволяет вовлекать в работу при необходимости большое количество сотрудников. Безопасность данных обеспечивается ежедневной авторизацией сотрудников в мобильном приложении по QR-коду.

Каковы текущие результаты? 

Первый запущенный процесс – ежедневные и ежечасные проверки доступности товаров. По данным вчерашних продаж и по данным текущих продаж с чеков магазинам стали генерироваться подсказки о товарах, требующих внимания. Благодаря внедрению решения удалось спасти 0,7% РТО и сократить простои продаж на 1,7 дня. Расчёт производился методом А/В-тестирования. 

Второй запущенный процесс - контроль неликвидов. Компания перешла от отчётов по электронной почте к ежедневной работе с товарами. В результате на 7% снизились остатки «товаров без продаж свыше года».

Третий запущенный процесс - актуализация остатков. Отдельный инцидент работает на обнаружение виртуальных остатков и отправляет подсказки по приоритетным товарам. Действия по проверке остатков появляются как ответвление процесса и в других задачах:

• Контроль промо-ценников в начале промо;

• Контроль доступности;

• Без продаж внематричный товар собственный и невозвратный;

• Без продаж внематричный товар стороннего поставщика.

Однако исправлением остатков в течение двух дней завершаются не все задачи, поэтому в планах отправлять документ промежуточной инвентаризации сразу в учётную систему.

Четвертый запущенный процесс - подтверждение готовности к промо. 

«Ранее было невозможно на 100% проверить готовность к промо, менеджер тратил свое время на выборочную проверку. Сейчас сотрудник получает задачи в мобильное приложение, проверяет товар на полке, сканирует штрихкод товара, QR-код ценника.  Раздельное сканирование штрихкода товара и QR-кода ценника говорит о том, что они находятся рядом. Если ценник неверный, то задачу закрыть будет невозможно», - отмечает Юлия Евтушенко, менеджер проекта внедрения Umai Group.

По результатам работы выявлено, что от 9% до 15% позиций требуют внимания перед стартом промо (несоответствие ценника и товара, некорректный остаток, нет товара на полке), а их проверка позволяет спасти до 2,5% промо-товарооборота. 

Пятый запущенный процесс - подтверждение изменения цен.

Запуск такого процесса - инициатива самих магазинов. Магазинам было удобно получать задачи в мобильное приложение, поэтому в нем же они хотели видеть уведомления о регулярных переоценках. Подтверждение переоценки также выполняли с помощью мобильного приложения.

Так как процесс подразумевает не просто сбор информации, но и запуск действий по исправлению, то получилось собрать статистику, которая говорит о том, что в 10 % случаев товар требовал дополнительных действий: инвентаризация, печать ценника, подготовка товара к возврату и т.д.

Шестой запущенный процесс - возврат поставщику выведенного из матрицы товара. Ранее контроль осуществлялся дважды в месяц: из BI-системы выгружался список товаров для возврата, далее он отправлялся в магазины, магазины готовили товары к возврату к дню приезда поставщика. Сейчас на ежедневной основе магазины получают несколько задач по возврату поставщикам. Выгружено 20 000 заданий за последние 90 дней. В большинстве случаев вопрос решается на уровне магазина, но по части позиций требуется внимание центрального офиса и система автоматизированного контроля подтверждения возвратов.

Седьмой запущенный процесс - ad-hoc задачи из торгового зала. 

Этот процесс инициируется самостоятельно директором магазина или супервайзером. Сотрудник находит проблемные товары, смотрит информацию о товарах, сканируя штрихкоды товаров, при необходимости – ставит задачи. 

Также функционал мобильного приложения позволяет менеджерам и администраторам торговых точек выполнять аудит торговых точек и получать данные сразу в аналитику. По каждому чек-листу и каждому вопросу можно отследить количество проверок и штрафные баллы в динамике. 

Отдельно хочется отметить, что в результате внедрения решения операционный директор получил инструмент, который из любой точки позволяет оценить:

• Готовность магазинов к пикам продаж

• Готовность магазинов к промо

• Нагрузку в виде инцидентов на магазин

• Объем «инцидентов» в магазинах

• Ad-hoc задачи. Обход торгового зала

Директор магазина, в свою очередь, ежедневно следит за показателями и задачами своего магазина:

• Задачи на день

• KPI накопительно за месяц

• Собственные поручения и поручения супервайзеров

• Результаты аудитов

• Исполнительская дисциплина

  Данные по фактическому выполнению задач обновляются раз в 5 минут.

  «Не все менеджеры были готовы к переменам и работе с мобильным приложением. Для демонстрации функционала даже был проведён ряд встреч в формате диалогового клуба. Однако после трёх месяцев эксплуатации сотрудники отметили удобство инструмента. Получение информации о переоценках в «Быстродел» – это уже инициатива менеджеров магазинов», - рассказала Марина Мелешенко, операционный директор Umai Group. 

  В результате внедрения Ситуационного центра с мобильным приложением «Быстродел» компания перешла от WhatsApp-управления к системному управлению по отклонениям (готовность промо, доступность товаров в часы пик, утренний и вечерний обходы торгового зала). Отчёты по электронной почте, в свою очередь, заменили на цифровые процессы (управление неликвидами, чек-листы аудита торговых точек, возвраты поставщикам).

  Umai Group и InfoVizion составлена дорожная карта развития проекта в операционном и коммерческом блоках. В ближайшее время планируется расширение функционала решения.

  Уже сейчас вы тоже можете сделать первый шаг к повышению качества бизнес-процессов торговой точки. Заполните заявку на сайте http://bystrodel.infovizion.ru/chek-list и получите в подарок чек-листы аудита процессов в магазине. 

  Подписывайтесь на телеграм-канал «Решения для ритейла и производства» https://t.me/retail_cases и будьте в курсе интересных кейсов отрасли.

Go!